Mudiyhdistyksen leiri, osa 1: leirin järjestäminen

Harrastavien mudi-ihmisten keskittymä on Turun suunnalla, ja useana vuonna rotuyhdistyksen leiri on järjestetty siellä päin maata. Leiri on todella paljon helpompaa järjestää siellä missä itse asuu; pääsee katsomaan paikat ja tuntee sen alueen harrastajat, ja tietää ketä kysyä kouluttajaksi. Koska meiltä katsoen Turku on ihan hitokseen kaukana, ja koska pelkkä valittaminen ei ole lainkaan korrektia (mikseitäälläolemitään), kysyin hyvissä ajoin syksyllä voinko järjestää ensi vuoden leirin omille nurkilleni. Vain jotta mun on helppoa päästä sinne itsekin. Koska yleensä niitä innokkaita järjestäjiä ei juuri ole, hallitus antoi välittömästi vihreää valoa. Sain päättää kaiken itse, hyväksytin vain kululaskelmat hallituksella ja sain joitakin käytännön vinkkejä. Ennen tätä olen järkännyt yhden kaverin kanssa yhdessä viikonloppuleirin vuonna 2011, ja monta yhden-kahden päivän koulutusta omalle paikallisyhdistykselle. Kokonainen leiri on kuitenkin tosi paljon suurempi kokonaisuus.

Aloitin etsimällä sopivaa leiripaikkaa. Tässä oli suurena apuna paikallisyhdistyksen aktiivit, meillä on pidetty viime vuosina useita pekopuolen leirejä ja sain sieltä vinkkejä potentiaalisista paikoista. Ajattelin, että leirin kokonaiskulut jäävät johonkin 120-130 euroon, joten pelkkä majoitus ei voi viedä satasta. Yhden paikan hylkäsin liian kalliiden hintojen takia. Toisen hylkäsin vähäisten maastojen takia. En vielä tiennyt tässä vaiheessa tarkkaa lajivalikoimaa, mutta jotain maastojuttuja halusin. Kolmas oli jo varattu koko alkukesälle. Neljäs kuulosti hyvälle ja sähköpostikeskustelun jälkeen ajoin paikan päälle katsomaan (vajaa 40km/suunta). Paikka näyttikin hyvälle, joten katsoimme vapaan ajankohdan ja löimme varauksen lukkoon. Maastoja tutkimme yhdessä kartalta. Maassa oli lunta, enkä jaksanut lähteä rypemään metsiin, joten sovimme että palaan keväällä ennen leiriä vielä jalkautumaan metsiin. Varasimme mökkejä alustavan määrän ja lupasin tarkentaa kun tietäisin paljonko osallistujia tulee.

Seuraavaksi laitoin rotuyhdistyksen fb-ryhmään kyselyn, että paikka on X ja ajankohta Y, ja listasin siihen kaikki potentiaaliset lajit, mitä siellä voisi pitää (esim. aksaesteitä ei ollut, joten se laji jäi pois, samoin peltoja ei ollut lähellä niin jätin peltojäljenkin valikoimasta). Pyysin laittamaan rastin ruutuun niiltä, joille paikka ja ajankohta sopii ja jotka oikeasti potentiaalisesti olisivat osallistumassa. Mikään sitova ilmoittautuminen se ei ollut, mutta ei siinäkään ole järkeä että joku toisella puolella maata oleva vastaa että haluan hakuilla ja sitten kun haku järkätään, hän totetaa, että en haluakaan ajaa tuhatta kilsaa sen takia.

Moni laji sai paljon kannatusta eikä mitään selviä suosikkeja noussut, niin valitsin sitten vain nose workin ja (metsä)jäljen. Seuraavaksi aloin metsästää kouluttajia. Kouluttajien kuluissa on ihan valtavia eroja; toiset tekee päivärahoilla, kilsoilla ja ylläpidolla ja toiset laskuttaa ihan tuntuvasti. Eka porukka on yleensä harrastajia ja toinen yrittäjiä. Olisi mukavaa jos voisi valita ketä haluaa ja rahat tulisi taivaista, mutta koko ajan on pidettävä mielessä se, että yhdistyksellä ei ole ylimääräistä sijoittaa tähän ja kaikki kulut on katettava osallistumismaksuilla. Leirit on vuosi vuodelta kallistuneet, ja minusta se 120-130e alkaa olla aika kipurajoilla. En ikinä maksaisi kahtasataa leiristä itse, enkä halunnut, että tämä muodostuu niin kalliiksi. Pidin siis koko ajan taulukkoa kuluista: pohjalla oli majoitus- ja ruokailukulut per nuppi ja sitten laskin koulutuksen osuutta niin, että kouluttajan määrittelemä hinta jaettuna sillä montako osallistujaa siihen lajiin voisi ottaa, eli paljonko maksettavaa tulee per nuppi. Tässä on muistettava ottaa huomioon, että myös kouluttajien asuminen ja ruuat tulee maksattaa osallistujilla.

Alun perin oli visio, että lajeja olisi ollut vielä enemmän. Oli jo yksi rotuharrastaja puhuttu pitämään vepeä ja yksi paikallinen tuttu rallya/temppuja/koiratanssia, mutta kun ne kulut oli nytkin niin korkealla niin oli todettava, että ei vaan onnistu. Tietty jos nämä olisi ollut täysin omia lajeja ja niihin olisi tullut se 10 koirakkoa, jotka olisi maksaneet kouluttajan kulut, sitten asia olisi ollut eri. Mutta ne ajateltiin oheistoiminnaksi muiden lajien oheen. Ei onnistu niin. Eikä kyllä olisi ollut aikaakaan, nytkin oli niin tiukat päivät että la illan toivottu esineruutu jäi tekemättä.

Kouluttajia kannattaa kysellä lähellä asuvilta harrastajilta. Lopulta meille löytyi sopivat, ja kokonaishinta asettui 160 euroon. Tämä sisälsi pe iltapalan, la ja su aamiaisen ja la ja su lounaan, majoituksen 2hh huoneissa sekä koulutuksen. Yhdistys tuki jäseniään 10e koulutustuella eli jäsenet sai 10e alennuksen. Koko huoneen lunastaminen itselleen oli +35e ja nosen viimeinen paikka haluttiin ostaa kahden eri ihmisen toimesta toiselle koiralle, eli toinen maksoi la ja toinen su toisen koiran paikan. Nuo ekstrat on jokaisen oma valinta, mutta minusta perushinta oli korkea ja harmitti kauheasti. En kuitenkaan kuullut keneltäkään muulta sellaista palautetta, joten tuota se hintataso nykyään kai tuppaa olemaan. Mitä nyt olen huvikseni joitakin leirejä katsonut, niin 170-200e tuntuu olevan ihan normaalia.

Olin ajatellut, että vaivanpalkaksi kaikesta järkkään itselleni ilmaisen leirin, eli jos hinta on 150e ja osallistujia noin 15, niin jokaiselle laitetaan kymppi lisää jotta mulle tulee maksettu paikka. Mutta kun se hinta oli jo niin korkea, niin en vain raaskinut. Maksoin täyden hinnan itse ja päälle tuli vielä ne bensakulut kahdesta reissusta ennen leiriä.

Keväällä tosiaan ajoin uudestaan paikan päälle katsomaan niitä maastoja. Tein paperille piirroksen mökkien jaosta, jotta sain tarkan määrän ilmoitettua. Vahvistin myös syöjien määrät ja tein listan dieeteistä. Leirikeskus halusi taulukon jossa lukee henkilön nimi, ateriat jotka hän on ottanut ja mahdolliset dieetit.

Sitten jossain vaiheessa tajusin, että alkuperäinen tarjous on laskettu ilman sunnuntain lämmintä ruokaa, mutta se roikkui siellä kuitenkin mukana. Siis osallistujille se on "myyty" mutta sitä ei ole otettu kuluissa huomioon. Sellaista se on kun laskee kokonaisummia eri kokonaisuuksilla ja veivaa ja säätää. Ei helvetti, pää räjähtää! Ei siinä voinut muuta kuin ilmoitus leirikeskukseen, pahoittelut osallistujille ja kyselyä että halutaanko se ruoka vielä lisäksi vai ei. Ihan melkein kaikki halusi, joten sitten vaan maksamaan vielä kymppi yhdistyksen tilille. Tästä en jaksanut pyytää enää kuitteja, vaan luotin että pelkkä ilmoitus "maksettu" riittää. Leirikeskukseen siis ilmoitin että tällainen virhe on käynyt, ja että selvitän moniko sen ottaa ja ilmoitan määrät vähän myöhemmin.

Olisi helppoa jos kaikki hinnat olisi xx per osallistuja. Mutta ei ole. Esim. mökit oli per mökki ja siitä sitä erilaisten huonejakojen myötä sai sekasotkun aikaiseksi. Tarkistin kaikki moneen kertaan, silti epäilytti että jossain on virhe.

Kaiken piti olla hyvin ja leiri lähestyy. Koko ajan oli sellainen olo, että kyllä tässä jotain vielä pieleen menee.

Edellisenä päivänä sitten alkoi tapahtua; jälkikouluttaja ilmoitti olevansa sairaana ja perui tulonsa. Vastaisuuden varalle note to self: kannattaisi olla jokin plan B mietittynä tällaisten varalle. Siinä sitä oli jälleen kerran pullahtaa otsasuoni päästä ja saattoi päästä useampi ruma sana. Ei siinä voinut kuin alkaa soitella ja laittaa kyselyitä kaikille potentiaalisille tutuille, ja pian myös tutun tutuille. (Ihanaa että sain melkein jokaiselta jonkun vinkin! Siis "en pääse, mutta kysy X:ltä tai Y:ltä".) Sain kyllä kiitettävästi nimiä ja tulikin varmaan kahdeltakymmeneltä ihmiseltä kysyttyä. Ylläri että kukaan ei alle vuorokauden varoajalla oikein päässyt, paras saavutus oli yksi joka olisi yhdeksi päiväksi voinut ehkä tulla, mutta kaksi ei onnistunut. Toukokuu on pk-harrastajan kiireisin kuukausi. Tiedän että sairastuminen ei ole kenenkään vika, ja vähiten minä sille mitään mahdan, mutta pulssi tykytti varmaan viidessäsadassa koko päivän ja tuntui että se pää todellakin räjähtää epätoivosta.

Jälkiryhmässä oli yksi ohjaaja, joka oli vähän aiemmin laittanut mudiryhmään pekopuolen koetuloksensa, ja hän oli heti mulla mielessä plan C:nä. Laitoinkin heti viestin ja kerroin tilanteen ja kysyin, että jos en löydä ketään varsinaista tuuraajaa, voisiko hän ajatella heittäytyvänsä osallistujasta kouluttajaksi. Ryhmässä oli 4/5 alkeissa olevaa ja 2/3 enemmän jäljestänyttä, ei kuitenkaan vielä missään kokeessa käynyttä hänen lisäkseen (eri päivinä eri määrät). Yhdistyksen puolelta tuli kehoitus että voisinhan minä kouluttaa kun olen koirankin KVA:ksi tehnyt, ja niin olisin voinutkin ellen olisi ihan hirveän kovasti odottanut leiriä nose workissa pelkkänä osallistujana. Olisi harmittanut kauheasti jättää omat treenit pois ja kouluttaa vain muita. Lopulta kun ketään ei saatu, hän hoiti aloittelijat tosi hienosti ja itse sitten olin sekä la että su hetken mukana kokeneempien jäljillä ja muuten vaan aamiaisen ja iltapalan yhteydessä juttelin heidän kanssaan ja ideoin mitä voisi treenata. Sikäli kun nyt ihmiset rehellisesti vastasivat, niin kaikki keneltä kysyin, olivat tyytyväisiä saamaansa opetukseen.

Viime hetken perumisessa on sellainenkin ongelma, että olisi vähän kurjaa löytää joku joka pääsisi ja sitten asettaa heti ehto, että alkuperäiselle kouluttajalle on varattu summa X emmekä voi maksaa enempää. Enhän mä nyt enää voisi alkaa kerätä osallistujilta lisää rahaa kun osa oli varmaan jo ajamassa pitemmästä matkasta leiripaikalle, ja kun yhdistyksellä ei ole mitään mistä ottaa, niin sillä olisi mentävä mitä siihen on varattu. Sinänsä ehkä ihan hyväkin että ketään ulkopuolista ei saatu, niin ei tarvinnut tätä miettiä.

Vielä joitakin huomioita: leirin varausmaksu 50e piti maksaa ilmoittautumisen yhteydessä. Meillä oli päätetty minimimäärä mudeja mitä piti saada tammikuun loppuun mennessä, tai muuten olisi peruttu koko leiri. Hinnat oli laskettu täysillä osallistujamäärillä mutta arvelin, että muutama vääränrotuinen saadaan mukaan, joten vähän vajaalla mudimiehityksellä leirin olisi voinut kuitenkin pitää. Leiri tuli varsin hyvin täyteen, nosessa oli muistaakseni yksi paikka vapaana ilmoajan loputtua, mutta sekin meni sitten heti niille saman ohjaajan kakkoskoirille eikä vääränrotuisille jäänyt mitään jaettavaa. Varausmaksut olisi palautettu, jos leiri olisi peruttu. Varausmaksu vähennettiin sitten varsinaisesta maksusta. Ja taas piti lähettää lisää kuitteja ja pitää kirjanpitoa kuka on jo maksanut - maksu yhdessä erässä olisi paljon kätevämpi siltä kannalta. Varausmaksu oli myös jonkinlainen peruutusturva. Koska hinnat oli laskettu täysillä ryhmillä, kukaan ei voisi perua tai muuten muiden pitäisi maksaa hänenkin osuutensa. Kun heti ilmon yhteydessä pitää maksaa ihan kunnon summa varausmaksua, ihmiset miettii oikeasti pääseekö ne ja jaksaako ne ajaa, eikä vaan ilmoittaudu ja sitten myöhemmin peru kun emmä viitsikään tulla. Vaikka ilmo kuinka on sitova, silti meidän paikallisyhdistyksessä on aina niitä, jotka vaan peruu ja kieltäytyy maksamasta ja sitten ollaan taas kusessa ja tukka lähtee päästä järjestäjän taholla. Mudi-ihmisissä tällaista ei kyllä ole esiintynyt mun tietääkseni koskaan.

Loppusumma erääntyi kolmea viikkoa ennen leiriä. Kuittien lähettely ja tarkistelu on ärsyttävää, mutta kun ei ole oikeuksia yhdistyksen tilille, pakko se on tehdä. Ja se vasta rasittavaa onkin, kun ihmisillä on erilaisia summia ja jokaiselle pitäisi laskea omansa. Joku ei halunnut pe illan ruokaa ja joku ei halunnut su lounasta, jollain on oman huoneen lisä ja jollain toinen koira, ja sitten ne jäsenten alet vielä. Laitoin ihmisille listan josta piti itse laskea oma settinsä, mutta pakko mun oli sitten kuitenkin laskea ne kanssa paperille ylös, jotta pystyin katsomaan että kuitissa on oikea summa. Silti ahdisti, että jotain menee pieleen ja sitten ollaan ihmeissään, kun rahat ei riitä. Sellainen yksi könttäsumma (+ oma huone / toinen koira) olisi vaan niin kätevä, ei kannattaisi antaa valita eri määriä ruokailuita. Kaikki maksaa saman ja syöt tai olet syömättä. Mutta emmä raaskinut sitäkään tehdä, vaan tuntui reilummalta, että maksaa vaan siitä minkä oikeasti syö.

Jälkityöt: leirikeskuksen ja nosekouluttajan laskun tarkistus ja välittäminen yhdistyksen rahastonhoitajalle. Alkuperäisen jälkikoutsin palkan siirtäminen toteutuneelle jälkikoutsille.

Vannoin monta kertaa mennessä, että tämä ei ole eka, mutta takuulla on vika kerta, kun järkkään yhtään leiriä. Mutta toisaalta... lopulta kaikki kuitenkin meni hyvin ja itse kun tekee, saa sitä mitä haluaa (tai mitä sattuu tulemaan). Mutta ei nyt ehkä ainakaan ihan heti uudestaan.